Access入門(30)レポートデザインビュー説明~iifの説明~

今回は、前々回にハガキウィザードにて作成したレポートの設計情報について説明をする第2回目です。今回はIIF関数について説明をします。

前回の最初の説明と繰り返しになりますが、レポートをウィザードを使って作成するのは、特定の目的の内容のものを作成するには、非常に短時間で良いものができるのでお勧めです。

しかし、ウィザードで作ったデザインを変更するには、それなりに知識が必要ですので、ざっくりウィザードでレポートを作成して、後は手動で修正するという方法は不可能ではありませんが、難易度が高いので、あまりお勧めではありません。

従って、ウィザードが自身でイメージしていたものと違う場合には、通常のレポート作成を行った方が良いかと思います。

下図の左側にあるナビゲーションウィンドウ内にある「顧客管理DM送付先」レポートが前々回に、レポートのウィザードで作成したハガキの表面のレイアウトです。

レポートの設計情報を確認するには、ナビゲーションウィンドウ内にある該当のレポートを選択し、マウスの右クリックでメニューを表示して、その中のデザインビューを選択すると下図のようにデザインビューが確認できます。

今回は、下図の上中部分にある郵便番号を表示する4つ目の項目の内容を確認します。該当する部分を選択すると、下図の通り、右側にプロパティシートが表示されます。

プロパティシート内の設定情報を確認すると次になっております。
名前欄:_Postalcode_sub4
コントロールソース欄:
=IIF(Mid([_Postalcode],4,1)=”-”, Mid([_Postalcode],5,1), Mid([_Postalcode],4,1))

IIFという部分ですが、これは「アイイフ」と読みます。この関数は、条件式になっており、
IIF(条件式,真,偽)
という形になります。内容としては、条件式に当てはまる場合は、「真」の部分を実行し、そうでない場合には「偽」の部分を実行します。

Excelでもお馴染みの関数ですので、Excelでこの関数をよくご存知の方もいらっしゃるかと思います。ExcelもAccessもマイクロソフト製であることは共通しておりますので、関数等で共通した内容のものは多く存在します。

今回の例でいうと、条件式は、
Mid([_Postalcode],4,1)=”-”
となり、真の部分は
Mid([_Postalcode],5,1)
となり、偽の部分は
Mid([_Postalcode],4,1)
となります。

Mid関数に関しては、前回に説明をしましたが「[_Postalcode]」の値の前から4文字目から1文字を取得するという関数です。

また、「[_Postalcode]」にはクエリに存在する「郵便番号」項目がセットされていました。つまり、郵便番号項目にセットされている値の4文字目が「-」という文字であるかを判別している訳です。

関数等に記載する書き方は、どのような値が入ってきても判別できるように汎用的な書き方になっていますので、それを説明するとどうしても抽象的です。このような場合には、具体的な数値を想定して検討するのがもっとも分かりやすいです。

例えば、「郵便番号」項目ですので、以下のような値が入力されていると想像されます。
550-0001
この場合、先程のMid関数で4文字目の1桁を取得すると確かに”-“が入っています。

また、条件式が成り立つ場合には、
Mid([_Postalcode],5,1)
が実行されます。これは、「郵便番号」項目の5桁目の1文字を取得するので、上記の例では”-“の次の「0」が取得される訳です。

つまり、「郵便番号」項目なので、値としては「550-0001」といった値が入力されている訳ですが、ハガキの表面にはすでに”-“が印字されており、レポート側からは”-“を印字する必要がないので、この”-“の文字を飛ばす処理を行っている訳です。

また、人によっては、「郵便番号」項目に
5500001
とすでに”-“なしで登録しているかもしれません。

この場合、条件式
Mid([_Postalcode],4,1)=”-”
はどうなるでしょうか。

Mid([_Postalcode],4,1)で4桁目の1文字を取得すると、その値は”0”となります。この場合、条件式は成り立ちませんのでIIF関数の偽の部分が実行されます。つまり、
Mid([_Postalcode],4,1)
が実行される訳です。

その結果、正しく郵便番号の4桁目が取得できる訳です。

つまり、ウイザード上では、郵便番号を使用ユーザがどのように利用するかは分かりませんが、「郵便番号」項目を作成して、その欄には「550-0001」と「-」付きで入力するか、「5500001」と「-」なしで入力するかのどちらかであろうという想定の元で、ハガキウィザードが作成されていることが分かります。


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