Access入門(34)レポートデザインビュー説明~並び替え指定~

今回は、前回からの続きでハガキウィザードにて作成したレポートの設計情報について説明をする第6回目です。

今回は、レポートの並べ替えについて説明をします。

下図はハガキウィザードで作成した「顧客管理DM送付先」レポートをデザインビューで開いたところです。デザインビューの下部分にグループ、並び替え、集計という欄があり、その下に並び替えキー:顧客名 昇順 と記載されています。

この部分が、並び替えを作成した部分です。具体的には、レポートを表示・出力する際に「顧客名」項目を基準にして昇順で並び替えます。

今回は説明のためにすでに作成されている並び替え情報を削除して、再度、作成します。

並び替え情報を削除するには、下図の通り、デザインビューの下部分で並び替えキーと記載された行の右側の「×」をクリックすると削除されます。

並び替えキー部分を削除すると、下図のようになります。薄い灰色で「グループの追加、並び替えの追加」と記載されています。説明がなくても何となく、この部分で並べ替え情報を設定できると容易に予想が出来ます。

下図の赤で囲った部分の「×」を選択すると並べ替え情報のセクションを完全に削除することが出来ます。

通常のレポートのデザインで作成した場合には、下図のようになっています。並び替え情報を編集するセクションが表示されていません。

並び替えの設定を行う場合には、これまでに行ってきた事を逆順で行っていけば良いのです。具体的には並び替え情報を編集するセクションを表示して、その中で並び替えの内容を登録します。

グループ化と並び替えの編集セクションを表示するには、下図の通り該当のレポートをデザインビューで表示した状態で、画面上部の「デザイン」タグの中から、「グループ化と並び換え」を選択します。

下図の通り、グループ化と並び替えの編集セクションが表示されます。薄い灰色の文字の「並び替えの追加」という部分をクリックします。

薄い灰色の文字の「並び替えの追加」という部分をクリックすると、下図の通り本レポートがリンクしているテーブルやクエリの項目が選択できるようになります。今回は、「顧客名」項目で並び替えを行いますので、リストの中から「顧客名」を選択します。

並び替え項目に「顧客名」項目を追加すると、下図のように表示されます。並び替え項目は、一つ以上の項目が指定できます。例えば、都道府県別、名前順などと指定出来ます。さらに、並ぶ替え項目を追加するには、「並び替えの追加」を選択します。

今回は、「登録日」項目を並び替えに追加します。下図の通り、表示されているリストから「登録日」項目を選択します。

下図の通り、顧客名順、登録日順に表示される設定となりました。

ただし、顧客名順、登録日順だと同姓同名がいない限り登録日順という並び替えは有効ではありませんので、現実的には顧客名順、登録日順という並び順はナンセンスです。ただし、登録日順、顧客名順であれば、現実的です。この場合には、同じ登録日の顧客の中で顧客名順に並び換えることになります。

その場合には、並び替え項目の右側に表示されている上矢印ボタンを押すと、並び替えキーの並びが変わります。


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