Access入門講座(7) 項目の定義YESNO型とOLEオブジェクト型の違い

前回から引続き、Accessのテーブル定義についてご説明をさせていただきます。今回は「Yes/No型」です。

「Yes/No型」を設定すると、下図の通りチェックボックスからチェックを入れられるようになります。言葉通りですが、yesかnoを選択できます。マウスの左クリックを押すとチェックが入りますが、キーボードで操作する場合にはスペースボタンを押すごとにチェックを入れたり外したりすることができます。2択で選択するような項目の場合は、入力も楽なので「Yes/No型」を設定すると便利だと思います。

 

次は「OLEオブジェクト型」です。「OLEオブジェクト型」を設定しておくと添付ファイルのようなものを付けることができます。具体的には、pdfファイルだとか、wordファイル、excelファイルなどファイルであればどのようなものでも添付できます。

 

OLEオブジェクト型に対してデータの登録の仕方は、右クリックをして「オブジェクトの挿入」を選択します。

 

次に「ファイルから」を選択し「参照」ボタンを押して対象になるファイルを選択すると、ファイルが添付されます。

次に登録したファイルの開き方ですが、こちらはおおよそ想像がつくかと思いますが、下図の通りに、項目の箇所でダブルクリックをすると、選択したファイルが起動します。

Accessのファイルはサイズが2Gを超えることができません。ファイルによっては容量が大きいものもあるかと思いますので、「OLEオブジェクト型」を使ってデータを登録しすぎることには注意が必要です。

Accessは他の開発言語に比べるとシステム開発が容易でメンテナンス性、拡張性に優れています。メンテナンス性、拡張性・・・という言葉を使いましたが、一言でいうと、生産性が高いので費用対効果がよいというのが最大の特長です。

その反面、処理スピードが遅いというデメリットがあります。そのため、小規模なシステムを作るのがメインとなります。大企業で使っているような基幹系の販売管理システムなどをAccessで作ることはできません。ただし、近年はPCのスペックが次々に早くなっていますので、中小企業の業務システムであれば、問題なくシステム開発が可能です。つまりは、中小企業の業務システムを制作するには最適なツールであるかと思います。

大企業でも、部署内で使用するシステムであれば問題なく稼働できます。

AccessとExcelを比べるとAccessの方が断然に処理スピードが早いです。excelで業務管理をされていて、業務が煩雑になってきたので、excelでシステムを自動化して欲しいというご要望があります。確かに、集計処理などの1つの処理だけをexcelで自動することは問題ございませんが、業務全体をシームレスにつなぎ、業務を効率化していくには、Excelは不向きです。

なので、Excelでの作業が煩雑になってきたという場合には、Accessを利用されるのがよいかと思います。

Accessのファイルはサイズが2Gを超えることができないという点に関してですが、以前は2Gというファイルサイズが一杯になるという問題よりも、その前に容量増加により処理スピードが遅くなることが問題でした。現在は逆で、きちんとスピード対策を練って作成するとそれなりにデータが入っていても処理スピードが問題になることは少なくなりました。

Accessの活用範囲が広がってきているというわけです。


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